Gestão de Condomínios

Tutorial Básico

Inicio: O software Gestão de Condomínio estará à disposição do Cliente, após a assinatura do Contrato, no site da PSFILHOS Consultoria de Gestão, sempre com uma versão Leitura, porem com os comandos de acesso na tela MENU inicial, por onde o usuário deve navegar nas telas de informações.

O acesso ao Dashboard e os Relatórios Analíticos dar-se-á por meio de Login e Senha, cadastradas pelo próprio usuário, no site da PSFILHOS, após a liberação e aprovação do cadastramento.

A tela MENU inicial tem 5 botões de uso para navegação:

Dashboard

Aptos

Caixa

Receitas

Despesas

O botão DADOS é para uma tela exclusiva da PSFILHOS para manutenção e atualização do software.

Todas as telas com as informações para uso do USUÁRIO têm o ícone de retorno ao MENU principal, representada por uma figura de CASA.

Figura 1: Layout da Home do software de Gestão de Condomínios da PSFilhos Consultoria

Conhecendo as TELAS de informações:

DASHBOARD

É a tela com todas as informações básicas para a Gestão do Condomínio, representadas por gráficos, para facilitar a visão e entendimento automático da situação financeira do Condomínio.

No DASHBOARD há dois botões inteligentes para que o USUÁRIO possa navegar nas representações gráficas da tela, compostas de 4 gráficos.

O primeiro botão inteligente propiciará ao USUÁRIO que navegue nos gráficos por tipo de apartamentos (unidades físicas, tipo: 101, 102,103, etc.) conhecendo a situação física dos pagamentos efetuados ou não, também concede a informação da soma TOTAL de apartamentos comprometidos ou não com o pagamento da TAXA de CONDOMÍNIO.

O segundo botão inteligente é uma LINHA DE TEMPO (meses e anos) pelo qual o sistema proporciona uma visão individual (um só mês, só janeiro) ou uma visão histórica (meses acumulados, janeiro, fevereiro, março, abril, etc.), se o Condomínio tiver histórico de anos no uso do software, também o USUÁRIO terá a visão por ano (tipo: 2018, 2019, etc.).

Ainda no DASHBOARD há as 4 representações gráficas básicas para uma rápida analise financeira da situação do Condomínio, esses gráficos foram baseados nos fatores operacionais de uma gestão com o nível básico de controle financeiro.

Figura 2: Principais demonstrativos do Dashboard com os dados de gestão de condomínios

a) Gráfico de Pagos e Não Pagos por Apartamento (quem pagou e quem não efetuou ainda o pagamento da Taxa do Condomínio), como falamos anteriormente, o Gestor (Síndico) pode ter a visão individual de cada apartamento inadimplente. Também pode obter nesse gráfico a quantidade total acumulada dos apartamentos inadimplentes, para uma tomada de decisão operacional (por exemplo analisar se vale a pena fazer uma ação judicial (custos) ou fazer uma cobrança informal acordada, dentro do próprio condomínio, evitando gastos adicionais que somente vão aumentar a Taxa do Condomínio.

b) Gráfico de Pagos e Não Pagos Mensal, esse gráfico concede a informação ao Sindico de quem e quais (o (os) apartamento (s)) em sua totalidade mensal está corroendo (diminuindo) as Receitas no Fluxo de Caixa, causando sérios transtornos financeiros a gestão, em seu objetivo de proporcionar uma convivência saudável, confortável e amistosa entre os Condôminos. Com certeza sem essa visão de perda mensal monetária em seu Fluxo de Caixa o Sindico não sabe de imediato como justificar para os Condôminos a ruim gestão operacional de falta de manutenção das áreas comuns do Condomínio (por exemplo: Piscina suja, Elevadores em quebra, Salão de Festas sem condição de uso, falta de iluminação em áreas prioritária de uso comum, escadarias as escuras, manutenção predial comprometida com rachaduras e vazamentos, perigos de incêndios, manutenção inadequadas dos itens de Segurança e Portaria, etc.)

c) Gráfico de Receitas e Despesas por mês, esse gráfico representa o maior grau de conhecimento da gestão financeira do Condomínio, pois compara de forma imediata, (mês a mês), e historicamente (meses acumulados) o quanto de forma monetária (dinheiro) está ENTRANDO (via recebimentos das Taxas de Condomínios) e o quanto está SAINDO (via pagamentos dos gastos do Condomínio) somente com essa visão comparativa o Sindico já pode ter a certeza de que poderá fazer uma boa ou má gestão financeira com resultados positivos ou negativos para os Condôminos que o elegeram na assembleia.

d) Gráfico Saldo de Caixa por mês, esse gráfico reflete a capacidade monetária que o Síndico pode administrar para fazer frente aos obstáculos do dia a dia operacional, ter um saldo positivo não quer dizer boa gestão, ou não. A boa gestão de Condomínio se reflete na satisfação dos Condôminos em relação a Limpeza, Conforto, Segurança, Relacionamento, Seriedade, etc. e não em ter um volumoso saldo de Caixa. A segurança monetária de uma gestão financeira é uma boa e sadia administração do Fundo de Reserva, que deve está sempre dentro dos limites estabelecidos pelo Conselho Fiscal e Síndico.

APTOS

É a tela que reflete de forma individual a situação mensal e histórica dos pagamentos da taxa de condomínio de cada apartamento, além de acumular por apartamento o total de pagamentos efetuados e não efetuados, registrado e suportado pelo pagamento documental do Banco onde o Condômino efetuou o mesmo. Essa tela está em forma de Relatório Analítico o que facilita a visão em uma tomada de decisão para um acordo informal ou formal entre o Condômino e o Síndico.

Esse Relatório físico por apartamento é a base para que o Sindico e o Conselho Fiscal possa elaborar para o ano seguinte seu Planejamento Financeiro e Operacional, que poderá resultar em Redução da Taxa de Condomínio ou Aumento da Taxa de Condomínio, pois sem a visão de inadimplência histórica não há como fazer um planejamento a curto prazo (1 ano) ou mesmo a curtíssimo prazo (6 meses). Somente desta forma poderemos ter a certeza de poder investir em melhoria continua do Condomínio.

Figura 3: Controle segregado dos pagamentos dos apartamentos

RECEITAS

Essa tela, como a anterior, e as posteriores sempre vão suportar as decisões operacionais do Síndico em forma de Relatório Analítico, com uma forte dose de informações detalhadas e em tempo real.

A primeira parte importante desse relatório se faz presente com a Projeção Orçamentária prevista das Receitas, para suportar os Gastos Fixos e Variáveis, pois os valores regulares da Taxa de Condomínio são aprovados antecipadamente pelo Conselho Fiscal e Condôminos no ano anterior a gestão vigente. Esse valor mensal devem ser a base de receita regular que o Síndico deve ter para fazer frente aos gastos e despesas da operação.

A segunda parte desse relatório está focada na Receita Real, aquela que o Condomínio recebe efetivamente, no mês a mês, dos seus Condômino, sejam Taxas de Condomínio Regulares, sejam Taxa de Condomínio Atrasadas ou mesmo Receitas Extras (aluguel de salão, etc.). Nesse ponto do Relatório existe uma informação muito importante, a comparação entre a Receita Prevista e a Receita Real Efetiva dentro de cada mês, que resulta em um Saldo Real em dinheiro de Inadimplência Acumulada. Entendemos que essa diferença é a área de atrito entre Síndico e Condômino pois sua origem vem dos atrasos por falta de pagamento ou pode vir da falta de gestão efetiva do Síndico que não possuem o mínimo de Controle financeiro de sua gestão.

Por fim a última etapa desse relatório reflete o movimento dessas receitas no sistema bancário, informando ao Síndico seu Saldo Real em Conta Corrente online no Banco, suas Aplicações Financeiras e Controle do Fundo de Reserva.

Figura 4: Relatório anual das Receitas do condomínio

DESPESAS

Essa tela, é fundamental para se efetuar uma boa gestão, ou na pior das hipóteses, justificar o tipo de gestão que está sendo efetuada pelo Síndico.

Nesse Relatório vemos todas as possibilidades de elaborar um Plano de redução de Gastos e Despesas, sejam Fixas ou Variáveis, visto que temos um histórico de todos os gastos de forma analítica e com uma analise horizontal definida, certamente uma gestão operacional não deverá obter êxito se não existir o controle financeiro das Despesas e Gastos.

Nesse nosso relatório duas importantes visões são bem claras, a primeira são os Gastos por Grupo de atuação, exemplo: Gastos da Administração; Gastos com Pessoal; Gastos com Concessionarias (Energia, Água e Gás); Gastos com Tributos e Encargos do Governo; etc.

A segunda visão, importantíssima são os Gastos Individual, com a despesa propriamente dita, exemplo: Gasto com a Contabilidade; Gastos com Seguros; Gastos com Energia; Gastos com Salários dos Empregados; Gastos com Encargos Sociais (INSS, FGTS, etc.) Gastos com Manutenção do Elevador; Gastos com a Manutenção e Instalações do Prédio; Gastos com Material de Limpeza; Gastos com Compras de Ativos (Mesas, Computadores, Câmeras de Segurança, Portão, etc.).

É fundamental analisar essa tela constantemente, pois na mesma vamos encontrar oportunidades reais de Redução do Custo da Taxa do Condomínio (Por que a Taxa do Condomínio sempre aumenta, nunca se oferece no planejamento para o ano seguinte uma redução da Taxa de Condomínio), a resposta é simples, não há analise de melhoria contínua dos gastos, logo não há com ver oportunidades de Redução do Custo da Taxa do Condomínio.

Figura 5: Relatório anual das Despesas do condomínio

FLUXO DE CAIXA

Essa tela, é o reflexo geral de uma gestão financeira eficiente ou não, pois ela agrupa todos as informações de Receitas e Despesas, além de apresentar o Saldo Bancário final auditado e conciliado, e em tempo real – online - Também serve de base para projetar o Planejamento Financeiro e operacional do próximo ano, onde o Síndico pode com o Conselho Fiscal propor Melhorias Operacionais, Aumento ou Redução dos Gastos, Redução ou Aumento da Taxa de Condomínio, Investimentos em Ativos, Aumento ou Diminuição do Fundo de Reserva, etc.

Figura 6: Relatório Fluxo de Caixa do condomínio

CUSTOMIZAÇÃO

A PSFILHOS dispões de uma equipe técnica e especializada em TI para efetuar qualquer tipo de Customização proposto pelo Síndico ou seu Conselho Fiscal, pois entendemos que há Condomínio com características diferenciadas do padrão por nós oferecido.